Dak Helling 1998-09-20 Dakenbranche moet geld verdienen, niet verliezen

In de dakenbranche is het zaak om geld te verdienen, niet te verliezen. Maar naar schatting gaat in de bouwnijverheid elk jaar zo'n drie tot vier miljard gulden verloren als gevolg van fouten, misverstanden en onduidelijkheden in de communicatie tussen de bouwpartners. Informatie- en communicatietechnologie maken het mogelijk die kosten aanzienlijk te verminderen.

Onder invloed van economische en maatschappelijke ontwikkelingen is de bouwmarkt ingrijpend veranderd. Het aantal bouwprojecten neemt toe, maar de omvang per project neemt af, de bouwtijden worden korter en de marges krapper. Om hun concurrentiepositie te behouden, zullen bouwbedrijven de productiviteit moeten verhogen en de kosten verlagen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Een van de middelen is het verbeteren van de informatiestromen tussen de bij het bouwproces betrokken partijen.
In de bouw wisselen aannemers, onderaannemers, toeleveranciers en transporteurs jaarlijks tientallen miljoenen berichten en documenten uit. Maar omdat hun computersystemen ieder een eigen 'taal' spreken en dus niet met elkaar kunnen communiceren, gaat dit voornamelijk per telefoon, fax of post. Gevolg: dezelfde gegevens worden herhaalde malen en vaak nog handmatig overgenomen en opnieuw in de computer ingevoerd. Dat betekent iedere keer dubbel werk en kans op fouten. De omvang van deze 'faalkosten' is niet bekend. Maar naar schatting gaat het om zes tot acht procent van de totale bouwproductiekosten. In een gemiddeld jaar gaat in de bouw voor bijna 50 miljard gulden om. De faalkosten zouden dus op drie tot vier miljard uitkomen.
Het gebruik van Electronic Data Interchange (EDI) maakt het mogelijk die kosten aanzienlijk te verminderen, stelt drs. M.P. Wabeke, directeur van HCP-EDIBOUW, een onafhankelijk platform voor elektronische communicatie in de bouw en de bouwtoelevering. "EDI is een gestructureerde vorm van elektronische communicatie tussen bedrijven. Berichten worden tussen computers onderling uitgewisseld, zonder tussenkomst van de mens. Handmatige invoer van documenten is niet meer nodig, waardoor fouten, misverstanden en communicatiestoornissen worden uitgesloten. De computer controleert automatisch of de factuur overeenkomt met de bestelling."
Voorwaarde is dat bedrijven eenduidige afspraken maken over vorm en inhoud van de uit te wisselen berichten. Want EDI kan alleen succesvol zijn als deze gemeenschappelijke 'computertaal' breed wordt gebruikt.
"In het traject van fabrikant naar bouwmaterialenhandel zijn we op dit punt al vrij ver," zegt Wabeke. "Meer dan de helft van de totale omzet in bouwmaterialen wordt gerealiseerd door fabrikanten die met EDI werken. En er zijn handelsbedrijven die zo'n 70 procent van hun ordervolume via EDI-transacties afwikkelen. In de bouwmarktsector zitten we zelfs tegen de 100 procent. Maar in het traject van handel naar aannemer staan we nog aan het begin."
Als oorzaak hiervan ziet Wabeke dat in de bouw voornamelijk ondernemingen uit het midden- en kleinbedrijf opereren, die in telkens wisselende samenstelling met elkaar werken. Daarbij komt dat de cultuur van afnemer en leverancier totaal verschillend kan zijn. "Men kent elkaars problemen niet en denkt teveel in de concurrentiesfeer," verduidelijkt hij. "In de onderhandelingen tussen aannemer en leverancier is de prijs van oudsher het belangrijkst. Men beoordeelt elkaar niet op toegevoegde waarde, maar uitsluitend op prijs. Er wordt weinig gesproken over bedrijfsprocessen en hoe je die beter op elkaar kunt afstemmen. De vraag van de aannemer is: kun je me tienduizend stenen leveren. Over de wijze van leveren, bijvoorbeeld just-in-time of in gegroepeerde porties per woning, wordt meestal niet gesproken, want dat is duurder. De leverancier begint er niet over omdat hij in de prijsonderhandeling vooraf altijd probeert een zo laag mogelijke prijs af te geven. En de aannemer heeft geen inzicht in de logistieke kosten op de bouwplaats. Materialen worden nog steeds met een kruiwagen of shovel verplaatst. Met alle kans op beschadiging of diefstal. En ook rekent de aannemer niet alle uren die verloren gaan met het herstellen van fouten als gevolg van verkeerde of onvolledige leveringen. Dat wordt gezien als een noodzakelijk kwaad, dat doorgaans 'logistiek' wordt opgelost."
"Een dakdekkersbedrijf dat aan een groot project werkt kan niet op de vierkante meter nauwkeurig inschatten hoeveel dakpannen hij precies nodig heeft", vervolgt Wabeke. "Vaak komt hij op het laatste moment dan toch nog een pakket tekort. En dan moet de leverancier weer een vrachtwagen laten rijden. Dat soort zaken wordt niet gerekend, niet door de leverancier, niet door de aannemer. Maar het is wel een heel duur ritje."
Door dit soort onduidelijkheden in de onderlinge communicatie realiseren afhaalcentra -die deze ritjes uitvoeren- inmiddels zo'n twintig procent van de omzet in bouwmaterialen. "Maar het is natuurlijk veel efficiënter als de leverancier de hele partij in één vrachtwagen naar de bouwplaats brengt en ervoor zorgt dat het er om half acht is," zegt Wabeke.
Een betere beheersing van de kosten is volgens Wabeke alleen mogelijk door een betere organisatie van het bouwproces, waarin samenwerking, efficiency en kwaliteit de kernbegrippen zijn. "Om te beginnen moeten we beseffen dat we niet moeten concurreren op basis van prijs, maar op prijs-prestatieverhouding," zegt hij. "De volgende stap is dat we moeten samenwerken met anderen. De elektronische uitwisseling van informatie bevordert die samenwerking. Want wanneer je computers met elkaar laat communiceren, moet je van te voren hebben nagedacht over de vraag hoe processen en procedures op elkaar moeten worden afgestemd."
HCP-EDIBOUW ontwikkelde met branche-organisaties en partners in de keten voor de elektronische uitwisseling van gegevens een logistiek concept. Uitgangspunt is dat de fabrikant een unieke omschrijving maakt van het product in zijn verpakking, die in de hele bouwkolom wordt gebruikt. Deze omschrijving krijgt een EAN-code, een uniek nummer dat wordt toegekend door de fabrikant. Deze gegevens vormen de basis voor alle te verzenden en te ontvangen berichten, zoals offertes, bestellingen, pakbonnen, transportopdrachten en facturen.
Wabeke: "In het logistieke traject hoef je dan alleen nog maar de EAN-codes te communiceren, wat in feite codes zijn voor logistieke eenheden, zoals een doos of een pallet. Verschillen tussen bestelling en levering komen dus niet voor en de afnemer weet al in een vroeg stadium wat hij geleverd krijgt."
De gebruikte EAN-codes kunnen worden weergegeven in de vorm van barcodes, die met een simpele leespen kunnen worden gescand. "Wanneer er een pallet pannen binnenkomt, dat van een barcode is voorzien, ga je er met de scanner overheen en je weet exact wat je fysiek in huis hebt. Op dat moment maak je bovendien de koppeling van de informatie met de goederen. En uiteindelijk ook met het geld, want de volgende stap is dat de betaling wordt gekoppeld aan de informatie- en goederenstromen."
De afnemer moet dan wel al in een vroeg stadium weten wat hij nodig heeft. "En dat kan ook," zegt Wabeke. "De teken- en calculatiesystemen zijn zo nauwkeurig dat de werkvoorbereider exact kan bepalen wat er op de bouwplaats nodig is en hij met de leverancier kan afspreken wanneer hij wat moet leveren. De leverancier is dan in staat zijn route optimaal te plannen en effectiever in te kopen, waardoor ook de fabrikant zijn productie beter kan plannen. Daar heb je EDI niet eens voor nodig. Je zou al veel kunnen bereiken door dit op papier te doen en vooraf beter te overleggen. En niet tijdens het bouwproces bij te sturen, zoals in de praktijk gebeurt. Je kunt daarmee heel wat tijd en kosten besparen. Het is bovendien aangenamer werken, want het bespaart de uitvoerder en de leverancier veel problemen. En voor de inkoop maakt het weinig uit."
Werken met EDI is niet moeilijker dan het bedienen van een fax. "De software is beschikbaar, maar je moet EDI wel in de bestaande automatisering integreren en je moet voldoende kennis hebben van de procedures," zegt Wabeke. "EDI vraagt dus een investering, maar de kosten zijn nog maar een fractie van wat ze enkele jaren geleden waren. Voor de grotere bouwbedrijven is de vraag dan ook niet zozeer: moet ik eraan meedoen, maar: wanneer moet ik eraan beginnen en hoe ga ik ermee om?"
Voor kleinere aannemers ziet Wabeke mogelijkheden in eenvoudige Internet-toepassingen, zoals een database met producten en de mogelijkheid 'on-line' een bestelling te plaatsen. De order wordt dan direct omgezet in een EDI-bericht en ingevoegd in de bestaande stroom van EDI-bestellingen naar de leverancier. "Dat is een goedkope oplossing, die niet veel kennis vereist, maar de aannemer haalt er dan niet de voordelen uit, die met gestructureerde berichten mogelijk zijn," zegt Wabeke. "Hij zal zelf nog volgens de gebruikelijke administratieve procedures moeten controleren of de bestelling overeenkomt met de factuur die hij later krijgt."
Waar zaken worden gedaan, moet informatie worden uitgewisseld. En dat zal steeds meer door computers worden gedaan. "En dat geldt zeker niet alleen voor de grote bouwbedrijven," benadrukt Wabeke. "De bouw bestaat voornamelijk uit kleinere en middelgrote bedrijven. En juist de kleinere bedrijven kunnen winst halen uit het verbeteren van hun communicatie met onderaannemers en toeleveranciers door het elektronisch uitwisselen van gegevens. Ook een kleine aannemer moet met een groot aantal partijen communiceren. En als hij dat beter kan doen, bespaart hij aanzienlijk op zijn kosten en levert hij een beter product af."

 

Bron: Sigmafoon, Sigma Coatings Uithoorn, nummer 1997/4



Deze website wordt mede mogelijk gemaakt door:

Leveranciernaam