Roofs 2012-11-26 Softwareprogramma voor transparante service

Wanneer een vastgoedbeheerder wordt geconfronteerd met een daklekkage, is het niet alleen van belang dat de lekkage snel en kundig wordt opgelost, maar ook dat hierover goed wordt gecommuniceerd. Kees van Iwaarden van Topcomfort ontwikkelde hiervoor het programma Dakconditie en is op zoek naar  regionale dakbedekkingsbedrijven om het concept landelijk uit te rollen.

Een vastgoedbeheerder heeft doorgaans een groot aantal daken in beheer. Wanneer een huurder klaagt over een daklekkage is het zijn belang om deze lekkage zo snel mogelijk te laten verhelpen. Vaak ziet hij pas dat de lekkage is verholpen als de factuur binnenkomt. Dit is veel te laat, vindt Kees van Iwaarden, directeur van het Vlaardingse Topcomfort Dakspecialisten. Op deze manier is voor de vastgoedbeheerder lange tijd niet duidelijk of de dakdekker een afspraak met de huurder heeft gemaakt, of de lekkage is verholpen, wat het probleem was en hoe het is opgelost. Voor de vastgoedbeheerder is dit echter wel essentiële informatie want het betreft de service die hij zijn klant biedt. Het zou dus beter zijn als hij op de hoogte wordt gehouden van de afwikkeling van de lekkage.

Drie jaar geleden werd Van Iwaarden door een klant benaderd om een dakenbestand met een totale oppervlakte van 700.000 m² dakvlak te inspecteren en te onderhouden. Daardoor begon hij na te denken over een softwaresysteem waarmee de status van alle daken op een overzichtelijke manier kan worden bijgehouden. Hij dacht het hele concept uit en nam toen contact op met een programmeur uit zijn relatienetwerk. In de drie jaar die volgden werd een programma ontwikkeld waarmee de vastgoedbeheerder de status van de daken zelf kan monitoren. Het betrokken dakdekkerbedrijf wordt door het werken met dit systeem gestimuleerd transparant te werken en zodoende in de gelegenheid gesteld een kwaliteitsslag te maken.

Dakbeheer

Het betreft een softwareprogramma waarin alle daken van de vastgoedbeheerder zijn opgenomen. Via de website van Dakconditie kan de vastgoedbeheerder inloggen en vervolgens de staat van zijn daken bekijken. De site bestaat uit twee onderdelen, ‘Dakbeheer’ en ‘Daklekkage’.

“De vastgoedbeheerder kan zich abonneren op het ‘Dakbeheer’,” legt Van Iwaarden uit. “Per dak wordt in kaart gebracht wat de conditie van het dak is en welke conditie voor dit specifieke dak gewenst is. Dat kan per dak verschillen, aan een dak boven een machine worden immers een andere eisen gesteld dan aan een dak boven een loods. Vervolgens wordt in kaart gebracht welke onderhoudsmaatregelen, en op welke termijn, eventueel nodig zijn om het dak in de gewenste conditie brengen of te houden. Tevens kan desgewenst in kaart worden gebracht welke kosten daarmee gemoeid zijn. Al deze informatie wordt in het systeem ingevoerd en is direct opvraagbaar voor zowel de opdrachtgever als het verantwoordelijke dakdekkerbedrijf. Op deze manier is de staat van het dak in kaart gebracht en in een oogopslag te raadplegen. Ook de historie van het dak en de eventueel in de toekomst te nemen maatregelen zijn op deze manier raadpleegbaar.”

“Via de website kan men indien nodig tevens direct een offerte opvragen bij het dakdekkerbedrijf. Dit kan vanzelfsprekend ieder dakdekkerbedrijf zijn, maar in de praktijk zal dit in de meeste gevallen het dakdekkerbedrijf zijn dat volgens dit geautomatiseerde systeem werkt.”

Daklekkage

Deze manier van werken heeft ook de nodige gevolgen voor de organisatie van het dakdekkerbedrijf omdat het systeem volledige transparantie vereist. Van Iwaarden: “Dat blijkt het duidelijkst aan de afhandeling van lekkagemeldingen. Het is van het grootste belang dat het dakdekker snel, goed en vooral transparant reageert wanneer een lekkage wordt gemeld. Wij garanderen onze klanten dat we binnen twee uur na de melding een afspraak hebben gemaakt met de gebruiker van het gebouw om de lekkage te herstellen. Het systeem geeft de betreffende dakdekker automatisch elk kwartier een seintje dat hij de afspraak moet maken. Zodra hij de afspraak heeft gemaakt, geeft hij dat via zijn  smartphone in het systeem aan. De beheerder krijgt automatisch vanuit het programma een e-mail dat de afspraak is gemaakt. Er is een app zowel voor de Iphone, Ipad en Android toestellen beschikbaar, waarmee de vastgoedbeheerder lekkages kan melden en waarmee de servicemonteur huurders servicebonnen kan laten tekenen op het scherm van zijn smartphone.”

“Na de dakreparatie geeft de dakdekker ook weer via het systeem aan dat het lek is gerepareerd. Hij geeft direct ook aan wat het probleem was en wat hij heeft gedaan om het op te lossen. Ook dit krijgt de opdrachtgever per mail toegestuurd. Daarnaast is er ruimte voor eventuele opmerkingen en het plaatsen van foto’s van de situatie ter plaatse voor en na de reparatie. Hij voert tevens de tijd die hij ermee bezig was in, welk materiaal hij heeft gebruikt en het aantal kilometers dat hij heeft gereden om ter plaatse te komen. Vanuit het systeem kan vervolgens direct de factuur worden gegenereerd. Deze wordt natuurlijk eerst gecontroleerd voor deze naar de opdrachtgever wordt verstuurd. Dit programma is compatible met de meest gangbare softwareprogramma’s voor de dakenbranche.

“Het voordeel voor de opdrachtgever is duidelijk. Met deze manier van werken weet de opdrachtgever in elk stadium wat de status van de lekkage is, en hoe het is opgelost. Ook als de oplossing achteraf de juiste niet blijkt te zijn is altijd weer te traceren wat de oplossing was en waarom daarvoor is gekozen. Aan de andere kant vergt deze werkwijze een grote mate van transparantie van het dakdekkerbedrijf. Het was bijvoorbeeld in het begin wel even wennen voor onze servicemonteurs  om door het systeem eraan te worden herinnerd dat de afspraak nog moet worden gemaakt. Ik werd ook wel gebeld door onze medewerkers met de vraag of ik dat niet uit kon zetten. Dan zei ik: ‘Dat kun je zelf doen: door de afspraak te maken met de klant.’ Inmiddels zijn al onze medewerkers aan het systeem gewend en ervaren ze deze werkwijze als prettig omdat ze door het systeem extra worden getriggerd kwaliteit en service  te leveren.”

Partners

De afgelopen drie jaar is flink geïnvesteerd in de ontwikkeling van het systeem. Van Iwaarden: “Het was belangrijk dat de gebruiksvriendelijkheid van het systeem optimaal zou zijn, voor zowel de dakdekker als de klant. En het was belangrijk dat het systeem simpel zou worden gehouden. Gelukkig heb ik zelf ook een beetje ervaring in het programmeren en voelden de softwareontwikkelaar en ik elkaar goed aan. Op deze manier kon het geheel relatief snel naar onze wensen op poten worden gezet. Wij werken met Topcomfort al geruime tijd tot volle tevredenheid met dit systeem en nu is de tijd gekomen het concept landelijk uit te rollen.”

“Vastgoedbeheerders die met dit systeem werken hebben vaak door het hele land daken in beheer. Wij zoeken daarom naar partners, met name in het oosten en het zuiden van het land. Partners krijgen het alleenrecht van het gebruik van het systeem in een bepaald postcodegebied. In het noorden werken wij sinds kort samen met SRC Dakmanschap in Heerenveen. Natuurlijk stellen wij strenge eisen aan onze partners, zo moeten zij over een eigen servicedienst beschikken en de inspecteurs dienen aantoonbare ervaring en opleiding hebben. Tevens dienen zij zich natuurlijk te conformeren aan het serviceniveau waar het systeem om vraagt. Wij blijven zelf monitoren of het systeem op de juiste manier wordt toegepast. Wij zijn kortom op zoek naar regionale dakbedekkingsbedrijven  die de voordelen zien van deze werkwijze en die zich daarom aan het systeem willen committeren.”

Wilt u deze tekst in opgemaakte vorm lezen met foto's, klik dan deze link aan, dan ontvangt u de tekst in een PDF bestand



Deze website wordt mede mogelijk gemaakt door:

Leveranciernaam