Zoeken

Roofs 1999-06-19 Dakdekker gaat op voor twee certificaten

Op de bouwbeurs zijn aan Spuitco uit Ridderkerk in een keer twee certificaten uitgereikt te weten het VCA* certificaat en het KOMO-proces-certificaat. Theo Wiekeraad van Spuitco schrijft over zijn ervaringen en vooral de beweegredenen.

Doen we het of doen we het niet? Gaan we voor het VCA en/of KOMO of niet? In eerste instantie werd de discussie gedomineerd door: waarom moet dat zo nodig? Ik heb het al zo druk! Het gaat toch ook goed? en Levert het ook geld op? Begrijpelijk, want we hadden het druk, het ging in onze ogen goed en het kost in eerste instantie geld... veel geld. Maar uiteindelijk won het besef dat het waarborgen van veiligheid en kwaliteit belangrijk is. Misschien wel zo belangrijk dat een modern dakdekkersbedrijf niet meer om VCA en KOMO heen kan. Het toont tenslotte zowel intern als extern aan dat het professioneel bezig is.
Na een bezoek aan de voorlichtingsmiddag van Vebidak over het VCA in maart '98 en wat oriënterende gesprekken besloten wij bij de diverse adviseurs en certificeringinstanties offerte aan te vragen. Dit bleek een niet onbelangrijke stap in onze voorbereiding te zijn. De verschillen waren groot maar bij alle aanbieders kregen we een korting als we in één keer voor twee certificaten opgingen. Na vergelijk en een onderhoud met één van de adviesbureaus besloten wij om met T-joint als adviseur en met KIWA als certificeringinstantie in zee te gaan.

Kwaliteitssystemen

Belangrijk voor ons was dat wij een op het lijf geschreven kwaliteitssysteem wilden hebben. Geen confectiepak maar een maatkostuum. Het moest duidelijk, eenvoudig en vrij zijn van onzinnige eisen en onredelijke werkvoorschriften. Bovenal mocht het niet gepaard gaan met een warwinkel aan zogenaamde 'standaard formulieren'. Hoewel wij pas in juni 1998 met de echte voorbereidingen begonnen wilden we voor het einde van het jaar de afrondende audits met KIWA hebben.
Uit de eerste gesprekken met de adviseur bleek dat wij veel, heel veel werk te verzetten hadden. Maar ook hadden we zonder het te beseffen al veel, zij het ongestructureerd, op de rit staan. Als eerste moesten we voor KOMO het bedrijf, de bestaande formele en informele structuren in kaart brengen en moesten onze doelstellingen worden bepaald. Daarnaast moest gekeken worden hoe afspraken en afwijkingen werden vastgelegd. Bij een platte organisatie als de onze ging intern veel in de informele sfeer en werd alleen het strikt noodzakelijke vastgelegd. Voor KOMO is dat duidelijk niet goed genoeg. "Alles" moet traceerbaar zijn. Dit leek voor veel mensen, vooral die in de uitvoering, 'onnodig veel werk' te geven. Na invoering en beleving bleek dat extra werk ineens wel handig te zijn. Afspraken met de uitvoerder, kwaliteitscontroles, afwijkingen enz. kwamen direct op papier, werden inzichtelijk en dit bleek zelfs geld op te kunnen leveren.
Voor het VCA was vanaf het eerste begin duidelijk dat het uitvoerend personeel op cursus moest en inschrijven voor een cursusdatum was dan ook een van de eerste acties. Het kader en de voorlieden hadden het VVAP-1 diploma al behaald. Slechts de dakdekkers en de leerlingdakdekkers moesten nog op. Daarna was het van groot belang dat uiterlijk begin oktober de eerste Toolbox Meeting werd gehouden, omdat dit fenomeen minimaal drie maanden in werking moest zijn.
Verder werd het gereedschap al vele jaren goed bijgehouden door onze onderhoudsman. Met dit gegeven, wat extra instructies en de aanschaf van een speciaal keuringsapparaat konden we zelf ons handgereedschap volgens de NEN 3140 keuren. Het apparaat was een behoorlijke investering maar gezien de hoeveelheid materieel dat gekeurd moet worden, bij ons ruim 200 stuks, was het de juiste keuze.
Daarna werd per dag de inhoud van een auto gecontroleerd. De bestuurder moest de bus met al het gereedschap achterlaten, kreeg vanuit het magazijn voor die dag de benodigde gereedschappen mee en kon met een wisselbus naar zijn werk gaan. 's Avonds was zijn wagen dan weer gereed. Wonder boven wonder werd dit snel opgepikt en ging het keuren in goede harmonie. Ladders, ladderliften en ander specialistisch materieel en gereedschap zoals bv. schiethamers werden door derden gecontroleerd.

Het handboek

Er is één handboek geschreven voor zowel VCA als KOMO. Daarvoor hebben we gebruik gemaakt van de eisen die de BRL 4702 en de VCA aan een organisatie stelt. Dit is uitgebreid met onze eigen wensen waardoor het duidelijk ons handboek is geworden. Het maken van het handboek en de procedures was een werk op zich. Schrijven is schrappen en dat geldt zeker voor een handboek. Naast dit handboek hebben we ook een op het bedrijf geschreven Hand-out samengesteld onder de titel: "SPUITCO Veiligheidsregels voor Dakdekkers.
Belangrijk tijdens het gehele proces is het motiveren en gemotiveerd houden van de werknemers daarbij staan de uitvoerders met stip genoteerd. Zij zijn het die het proces in de uitvoering dragen. Zij bleken de sleutel naar het succes te zijn. Als u de uitvoerders niet kan motiveren dan wordt het een moeizaam proces, want zij zijn tenslotte degene die de dakdekkers controleren, corrigeren, motiveren en de Toolbox Meetings houden. Verder werd regelmatig iedereen met mededelingen op de hoogte gehouden van de stand van zaken.

Op 8 en 9 december kwam KIWA voor het KOMO en het VCA*-certificaat op bezoek om het handboek en het bedrijf door te zagen. Ons kindje moest bewijzen dat het kon lopen. Bemoedigend was de introductie niet: "als we minder dan 7 afwijkingen per certificaat vinden dan zijn we niet tevreden". Fouten en afwijkingen werden er gevonden, maar niet zo ernstig dat certificeren moest worden uitgesteld. Een echt probleem was het breken van de loodjes op de blusmiddelen tijdens het dagelijks transport. Gebroken loodjes wil zeggen dat het blusapparaat een afwijking heeft en dus is afgekeurd. Als oplossing worden vanaf januari alle nieuwe en gekeurde brandblussers voorzien van een kunststof verzegeling, deze zijn minder kwetsbaar en in noodgevallen toch eenvoudig te verbreken. Over het algemeen verliep de tweedaagse audit goed en mogen wij ons sinds kort KOMO en VCA* gecertificeerd noemen.

Veel maar dankbaar werk. Ik ben er zeker van dat wij er bij SPUITCO veel plezier van zullen hebben. Verder kan ik iedereen aanbevelen minstens naar de geest van het KOMO en VCA te gaan werken, het verbetert je kwaliteit en bevordert het veilig werken. Wat kan een opdrachtgever nog meer van een dakdekkersbedrijf verwachten?

door: Theo Wiekeraad, Spuitco