Roofs 2002-03-10 Uitbesteden wordt E-besteden

Onder het motto ‘kennisverspreiding is kwaliteitsverbetering’ is Kettlitz Adviezen ruim één jaar geleden een internetsite gestart geheel gewijd aan metalen gevels en daken.
Deze indrukwekkende site geeft naast informatie over Kettlitz Adviezen zelf veel objectieve informatie over (juist) ontwerpen en detailleren. Het is een elektronisch naslagwerk voor beschikbare materialen, besteksteksten en volledig nieuw: vraag en aanbod op het gebied van metalen gevels en daken. Vooral dit laatstgenoemde onderdeel van de site, de ‘Marktplaats’, biedt de bouw in de breedste zin des woords nieuwe en unieke mogelijkheden. Dit artikel richt zich op het onderdeel Vraag en Aanbod. De overige genoemde onderdelen kunt u het beste zelf bekijken op de site www.ketlitz.net.

Bij het uitbesteden van werkzaamheden moet een aannemer een keuze maken voor een uitvoerend bedrijf. Prijs, beschikbaarheid en specialiteiten spelen daarbij een rol. Veelal gebeurt het op basis van relaties die het bedrijf al heeft. Dat is ook praktisch gezien het handigst want stukken moeten verzonden worden en geselecteerde bedrijven moeten zich inleven in het te realiseren werk en daarop calculeren. Dat moet sneller en handiger kunnen. De website van Kettlitz wil daar uitkomst in bieden waar het beplatingsbedrijven betreft.

Realiseren van metalen gevels en daken

De Marktplaats bestaat uit twee onderdelen:

- Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod op het gebied van het realiseren van metalen gevel- en dakconstructies;
- Het bij elkaar brengen van deze vraag en aanbod op het gebied van montagecapaciteit.

Beide delen hebben een iets andere werkwijze. Aannemingsbedrijven (en ook anderen, die projecten willen laten realiseren) kunnen een project gratis op de site plaatsen en door aanvinken van keuzes dit binnen één minuut nader omschrijven. Bij dit laatste moet worden gedacht aan zaken als regio, grootte en type project, periode van werkzaamheden, benodigde specialismen e.d. Verder kunnen zij aangeven hoeveel inschrijvingen zij wensen (standaard vijf), welke beplatingsbedrijven (maximaal 3) tot hun voorkeurslijst horen (witte lijst) en welke bedrijven tot hun zwarte lijst (ook maximaal 3).
Beplatingsbedrijven van hun kant kunnen hun eigen bedrijfsprofiel invullen en aangeven welke werkzaamheden zij zoeken, wederom wat betreft omvang, locatie, specialisme etc. Ook zij kunnen maximaal drie voorkeursaannemers opgeven.

Op het moment dat de aannemer het door hem geplaatste project vrijgeeft, wordt de projectomschrijving gematcht met circa 150 beschikbare beplatingsbedrijven en de daarbij behorende bedrijfprofielen. Deze beplatingsbedrijven hebben een abonnement op de site. Bij iedere match wordt er automatisch een e-mail gestuurd aan het betreffende beplatingsbedrijf met de mededeling dat er een voor deze interessant project beschikbaar is. Is deze geplaatst door een voorkeursaannemer dan wordt deze e-mail direct verzonden; is hier geen sprake van dan worden de interessante projecten verzameld met een door het betreffende beplatingsbedrijf zelf opgegeven frequentie middels een verzamel e-mail aan hem verzonden. Dit om een ongewenst ‘bombardement’ aan e-mails te voorkomen. Eventuele beplatingsbedrijven op de zwarte lijst van het betreffende aannemingsbedrijf ontvangen nimmer een e-mail als deze aannemer een project plaatst.

De zo geïnformeerde beplatingsbedrijven kunnen op de Marktplaats het projectoverzicht raadplegen. Ieder beplatingsbedrijf heeft dus zijn eigen persoonlijk projectenoverzicht waarin alleen die projecten staan, die volgens zijn eigen bedrijfsprofiel voor hem interessant zijn.
Per project kunnen zij nadere gegevens opvragen en via een button hun interesse om voor één of meerdere specifieke projecten een calculatie te maken aan de betreffende aannemer(s) kenbaar maken. Standaard verdwijnt ieder project uit alle (bedrijfsgebonden) projectoverzichten zodra vijf beplatingsbedrijven dit hebben gedaan. Bij iedere project staat steeds aangegeven, als dit aantal nog niet is bereikt, hoeveel bedrijven nog kunnen reageren voordat het verdwijnt.
Overigens heeft de aannemer die een project plaatst zelf de mogelijkheid dit maximum aantal inschrijvers anders in te stellen; bijvoorbeeld op 3 of misschien wel op 10.
Beplatingsbedrijven, die op de ‘witte lijst’ van de hoofdaannemer staan kunnen het betreffende project blijven zien en zich hier ook altijd voor aanmelden, ook als het opgegeven maximum aantal inschrijvers reeds is bereikt.

Op het moment dat een beplatingsbedrijf aangeeft geïnteresseerd te zijn, komt er bij de betreffende aannemer automatisch een e-mail binnen met de naam en nadere (kwaliteits)gegevens van het geïnteresseerde beplatingsbedrijf. Deze gegevens worden ontleend aan het door het betreffende beplatingsbedrijf zelf beheerde bedrijfsprofiel.

Wat zijn de voordelen/mogelijkheden van deze Marktplaats voor aannemingsbedrijven:

- projectinformatie (deze stapels worden dikker en dikker) kan nu gericht worden rondgestuurd aan uitsluitend die beplatingsbedrijven die zelf reeds hebben aangegeven geïnteresseerd te zijn om te calculeren voor het betreffende project;
- directe en actieve toegang tot vrijwel alle beplatingsbedrijven in Nederland via e-mail;
- optimale match tussen vraag en aanbod;
- inzicht in de (kwaliteits)gegevens van de geïnteresseerde beplatingsbedrijven, zodat niet alleen een vergelijk op prijs hoeft te worden gemaakt.

Wat zijn de voordelen/mogelijkheden van deze Marktplaats voor beplatingsbedrijven:

- inzicht in welke projecten er voor metalen gevels en daken beschikbaar zijn; en voor welke hiervan door welke aannemingsbedrijven beplatingsbedrijven worden gezocht;
- zelf kunnen bepalen welke projecten interessant kunnen zijn en alleen daar kennis van hoeven nemen;
- de mogelijkheid uit dit overzicht precies die projectaanvragen te kiezen die het best aansluiten op de eigen wensen (dicht bij ‘huis’, in de juiste periode, waarbij eigen specialismen kunnen worden gebruikt etc. etc.) en zich daar direct voor aan kunnen melden.

Monteren van metalen gevels en daken

Beplatingsbedrijven monteren soms alles zelfs, soms besteden zij dit gedeeltelijk uit aan montagebedrijven en soms besteden zij dit volledig uit. Ook hiertoe biedt de Marktplaats een ideaal instrument. Beplatingsbedrijven kunnen namelijk aanvragen voor montagecapaciteit plaatsen, vrijwel conform de wijze waarop beplatingsprojecten door aannemingsbedrijven kunnen worden geplaatst.

Ook nu weer vindt er een match plaats tussen de omschrijving van de werkzaamheden en de bedrijfseigen profielen van een groot aantal montagebedrijven verspreid over heel Nederland.
Voordat het beplatingsbedrijf zijn aanvraag vrij geeft, kan deze zien met hoeveel montagebedrijven er een match is en op basis hiervan hoeveel e-mails automatisch zullen worden verstuurd en hoeveel sms-berichten er gaan naar de mobiele telefoons van deze bedrijven. Indien akkoord, kan het betreffende bedrijf het verzenden van deze e-mails en/of van deze sms-berichten vrijgeven.
De betreffende montagebedrijven krijgen dan direct het bericht binnen en kunnen zich direct of via de Marktplaats, al dan niet na het opvragen van aanvullende informatie, aanmelden bij het betreffende beplatingsbedrijf voor het uitvoeren van de opgegeven werkzaamheden.

Het grote voordeel is ook hier een optimale afstemming van vraag en aanbod. De directe bereikbaarheid via e-mail en sms geeft een maximum aan flexibiliteit. In de bouw is dit een voorwaarde omdat de planning van de werkzaamheden van dag tot dag kan veranderen als gevolg van het feit dat men achteraan in het proces zit en werkzaamheden sterk worden beïnvloed door activiteiten van anderen en door het weer.

De internetsite van Kettlitz Adviezen biedt op het gebied van metalen gevels en daken uitgebreide mogelijkheden. Hierbij is ernaar gestreefd de mogelijkheden die internet biedt voor de bouw te benutten. Wat dat betreft zullen de ontwikkelingen zeker niet stil blijven staan.

 Kettlitz Adviezen is al jaren het adviesbureau en (erkend) opleidingsinstituut op het gebied van metalen gevels en daken. Zij is o.a. ook medeauteur van de ophanden zijnde Kwaliteitsrichtlijn voor Metalen Gevels en Daken.