Zoeken

Roofs 2004-05-14 Het hele project op één scherm

In januari 2004 introduceerde softwarebedrijf DedicatIT uit Soest een praktijkgericht softwarepakket, dat specifiek is bedoeld voor de dakenbranche: Roofpoint. Met het pakket kan men een project van begin tot eind begeleiden. Hans Windey, directeur van het bedrijf, vertelt over de mogelijkheden.

‘Het pakket is ontstaan in samenwerking met het dakbedekkingsbedrijf Boom en Schilperoort in Molenaarsgraaf,’ aldus Windey. ‘Wij kwamen in contact met de directeur van dat bedrijf, Leo Boom, betreffende een aantal automatiseringswensen. Zelf ben ik al ruim 20 jaar actief in de IT en ik ben in 2002 het softwarebedrijf DedicatIT begonnen. Het bedrijf levert niet alleen het softwarepakket; het is eveneens actief in de ontwikkeling van maatwerkoplossingen,  websites, detachering en trainingen en opleidingen. Naar aanleiding van de vraag van Leo Boom ben ik bij hem langs gegaan en ik heb hem uitvoerig ondervraagd naar zijn wensen en behoeften op het gebied van automatisering. Aan de hand daarvan hebben we Roofpoint ontwikkeld. Op deze manier konden onze verschillende specialismen elkaar aanvullen: ik bracht mijn kennis van IT in, hij zijn kennis van het dakdekkersbedrijf.’

Uitgangspunt van het pakket was de praktijkgerichtheid en de gebruikersvriendelijkheid. ‘Vooral op de kleinere dakbedekkingsbedrijven werken dikwijls mensen die weinig tot geen ervaring hebben in het werken met een computer,’ aldus Windey. ‘Juist deze mensen moeten met het systeem kunnen werken. Bij de installatie van het pakket zit één trainingsdag inbegrepen. Dat is in de meeste gevallen voldoende, want het is geen ingewikkeld pakket. Bovendien helpt het systeem de gebruiker door middel van ‘online help’: het legt uit wat de mogelijkheden zijn en hoe men moet handelen. We hebben daarom ook geen helpdesk: het systeem zelf vervult die functie. Maar voor aanvullende vragen mag men natuurlijk altijd bellen.’

Projectgegevens

Kenmerk van het systeem is het werken vanuit een database, waar de gebruiker zelf bepaalt hoe zijn rapportage er uit komt te zien. De gebruiker ontwerpt bijvoorbeeld zelf (of met hulp) de lay out van de offerte. Windey: ‘Een verzorgde lay out is van wezenlijk belang. Uiteindelijk is dit het visitekaartje van het bedrijf. Een offerte bijvoorbeeld moet met de uitstraling haast uitnodigen tot tekenen. Ook inhoudelijk helpt het systeem. De benodigde informatie voor het maken van de offerte is met een enkele druk op de knop opvraagbaar. De gebruiker hoeft daartoe niet het scherm te verlaten: de aanvullende informatie wordt op ‘pop up’ schermen getoond. Vanuit het systeem kan men een e-mail sturen naar bijvoorbeeld de contactpersoon van de leverancier, of de website bekijken, zodat men ook daarvoor niet het programma hoeft te verlaten.’

Het hele project wordt op deze manier door het programma begeleid. Van voorcalculatie en offerte tot urenverwerking, nacalculatie, etc. Alle gegevens van een project (materiaal, normen, materieel, personeel, etc) zijn aan elkaar gekoppeld en op ieder moment door iedere medewerker opvraagbaar. De bewerking van de gegevens kan men met een password afschermen, zodat alleen gemachtigden de gegevens kunnen aanpassen: de overigen kunnen de informatie dan alleen raadplegen.

Flexibel

Veel van het pakket kan dus naar eigen inzicht worden ingevuld. Zo zijn alle gewenste overzichten aan te maken: denk bijvoorbeeld aan een overzicht van de onderhoudsabonnementen, of van het V&G plan. Voor eventuele extra opmerkingen zijn bij alle onderdelen memovelden opgenomen.

In de ontwikkeling van het softwarepakket is alles gericht op de flexibiliteit van het systeem. Het beoogt hiermee een aanzienlijke tijdwinst te realiseren. De calculaties kunnen sneller worden gemaakt, gegevens van voorgaande projecten kunnen worden gekopieerd naar vergelijkbare nieuwe projecten, zodat deze niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd. Eventuele fouten in bijvoorbeeld de maatvoering worden door het systeem gemarkeerd. In het reorganisatieprogramma kan men vervolgens oude gegevens die niet meer ter zake doen selectief weggooien of opbergen in het digitale archief.

Met Roofpoint kunnen meerdere gebruikers dezelfde database raadplegen. Er is één licentie per vestiging nodig voor meerdere gebruikers. Het pakket heeft geïntegreerde exportfuncties, zodat de gegevens kunnen worden geëxporteerd  naar de diverse applicaties zoals boekhoudprogramma’s en Word of Excel.

Correctieve update

Het bedrijf biedt een maand garantie op het programma. In het pakket zit een onderhoudsabonnement en eens per jaar een correctieve update. Windey: ‘Het systeem heeft ruim een half jaar proefgedraaid bij Boom en Schilperoort; alle kinderziekten zijn er uit. De correctieve update houdt in, dat we kijken waar het programma nog verder verbeterd kan worden. Als de gebruiker problemen aangeeft, lossen wij die op. Zo ook met een eventuele uitbreiding van de mogelijkheden, die maken we uiteraard eveneens op maat.’

De eerste reacties op het programma zijn volgens Windey positief. ‘Een geheel nieuw automatiseringssysteem blijft een forse investering en daarom wacht men in de huidige markt liever nog even af. De beschikbare systemen voor de dakbedekkingsbranche waren volgens velen echter wel voor verbetering en/of verduidelijking vatbaar en men is blij met de komst van een alternatief. Het is de bedoeling het aantal toepassingen van het systeem in de markt langzaam uit te bouwen. Gezien de gunstige prijsstelling en het rendement van het systeem, hebben wij er vertrouwen in dat we in deze opzet zullen slagen.’

Netwerk

Naast de ontwikkeling en de levering van het softwarepakket, houdt DedicatIT zich bezig met het ontwikkelen van maatwerk, de verzorging van websites, detachering van IT-personeel en opleidingen en trainingen op het gebied van ICT. Het bedrijf doet niet alles zelf, maar fungeert voor de klant als tussenpersoon met een gespecialiseerd bedrijf. Door als vaste partner op te treden en de werkzaamheden te garanderen, wil het bedrijf de uiteindelijke afnemer meerwaarde bieden.