Roofs 2004-09-28 Een efficiënte organisatie in vijf stappen

Dit najaar viert Gilde Software haar 10-jarig jubileum. Het bedrijf, momenteel marktleider in automatiseringsoplossingen voor de dakenbranche, werd in 1994 als afsplitsing van AKZO Systems door de compagnons Ruud Nijland en Henri Polman opgestart. Het telt tegenwoordig in totaal 30 medewerkers en ruim 1000 klanten.

Begin jaren negentig voelden veel bedrijven in de dakenbranche de noodzaak efficiënter te gaan werken en een professioneler imago op te bouwen. Dit maakte de marktsituatie gunstig voor aanbieders van softwarepakketten en automatiseringssystemen. Bij de verzelfstandiging nam Gilde Software niet alleen het klantenbestand van AKZO over, maar ook de distributierechten op de software. De basis van de software komt namelijk van het Duitse ontwikkelhuis Moser. De ontwikkelkosten van de software worden hierdoor gedragen door een internationale groep van meer dan 35.000 klanten. Hierdoor worden voor het bedrijf en haar klanten de inspanningen en kosten, die een gevolg zijn van de aanpassing aan de vijf opvolgende besturingsystemen die Microsoft in deze achterliggende periode heeft uitgebracht, gespreid.

Kort na de verzelfstandiging werd het Gilde-P pakket op de Nederlandse markt geïntroduceerd. Dit pakket werkte onder het DOS besturingssysteem en bood de gebruiker een oplossing op het gebied van calculatie, projectbewaking en relatiebeheer/kwaliteitszorg.

Branchespecifiek

Vanaf het begin is gekozen voor een branchespecifieke aanpak. Als gevolg hiervan werd het productenpakket in korte tijd uitgebreid met specifieke programma's voor de boekhouding, voor het tekenen van daken en uittrekken van tekeningen. Naast de dakenbranche automatiseert het bedrijf de afbouwbranche, de installatiemarkt, de carrosseriebranche en andere projectmatig werkende bedrijven. Branchespecialisten zorgen er samen met de eigen ontwikkelafdeling voor dat er per branche een compleet specifieke versie wordt gemaakt. Algemene zaken zoals bijvoorbeeld het artikel- en relatiebeheer, de projectadministratie en de boekhouding worden slechts eenmaal ontwikkeld. Zo blijft er extra aandacht voor specifieke zaken zoals de calculatie.

Bekijken we de huidige marktsituatie, dan is er veel veranderd. Natuurlijk zijn er nog steeds bedrijven die niet of slecht zijn geautomatiseerd. Men maakt de calculatie handmatig of in Excel en de offerte wordt vervolgens in een ander pakket uitgewerkt. Het ontbreken van de aansluiting kost extra tijd en vergroot de kans op fouten.

Daarnaast zijn er de bedrijven die het primaire proces al hebben geautomatiseerd en nu de automatisering inzetten om meer uit hun bedrijf te halen. Waar de automatisering eerst werd ingezet voor projectsturing staat nu de focus op bedrijfssturing. Dat dit een actueel thema is, blijkt uit de klantenenquête die Gilde Software hield voor de gebruikersthemadagen die het bedrijf dit najaar organiseert. Uit de enquête kwam naar voren dat de klanten meer willen weten over het relatiebeheer en managementinformatie.

Piramide

Het spreekt voor zich dat de verschillende gebruikerseisen om verschillende oplossingen vragen, het Gilde Concept speelt hierop in, de onderstaande piramide brengt dit concept in beeld.

GildeWEB

Aan de basis van de piramide staat GildeWEB. Dit nieuwe programma uit 2003 fungeert als het volwaardig instapproduct van de software die het bedrijf voor de dakenbranche heeft ontwikkeld en bevat adressen- en artikelbeheer, geïntegreerde calculatie en offertefunctionaliteit, opdrachten, facturen en agendabeheer. Bij de ontwikkeling is voor het eerst gebruik gemaakt van internet technologie. Het maken van een calculatie heeft hierdoor nog het meest weg van het surfen op internet. Binnen het programma is geen maatwerk mogelijk, het is een standaard programma waar in principe geen extra begeleiding noodzakelijk is voor installatie, aanpassingen of instructie. Het is mogelijk het programma in een netwerk te gebruiken waardoor verschillende gebruikers gegevens en projecten kunnen delen.

GildeWIN

GildeWIN bevat extra functionaliteit voor onder meer offerteopvolging, nacalculatie, financiële administratie, lekkagebonnen, onderhoudscontracten, logistiek, voorraad-administratie, etc. De gebruiker is tevens in staat, met de modules lay-out editor en toolkit, het systeem aan zijn eigen wensen aan te (laten) passen. In dit programma werken alle gebruikers in één database. Voordeel hiervan is dat alle gegevens slechts eenmaal worden vastgelegd. Voor terugkerende werkzaamheden kan de gebruiker artikelen en normen aanmaken om het calculatiewerk sneller te laten verlopen. Stelposten, eenmalig voorkomende zaken en projectprijzen worden direct in het project aangemaakt of aangepast. Door gestructureerd te calculeren kan met één druk op de knop het benodigde projectdocument, zoals een offerte of een materiaalstaat worden afgedrukt. Hoe deze documenten eruit zien, wordt door de opdrachtgever bepaald.

Door de integratie van de afzonderlijke bedrijfsprocessen wordt niet alleen efficiënter gewerkt, ook is er meer managementinformatie beschikbaar. Voorbeelden hiervan zijn de resultaten in een periode, scoringsanalyse van de offertes, de bezettingsgraad van de uren of de resultaten per uitvoerder, verkoper of afdeling.

GildeWIN XL

De grens tussen GildeWIN en GildeWIN XL wordt niet strikt door het aantal medewerkers bepaald maar voornamelijk door de schaalgrootte van het bedrijf, bijvoorbeeld de aanwezigheid van nevenvestigingen. Met GildeWIN XL is het mogelijk deze vestigingen centraal te laten werken op een terminal server. Hiermee is het applicatie- en gegevensbeheer ook centraal. Voor een update of wijziging hoeft de systeembeheerder dan ook niet alle locaties af te rijden. Ook het maken van de back up is gecentraliseerd.

Men kan eveneens overgaan op centraal stamgegevensbeheer.

Hierbij worden adres-, tekst- en/ of prijsaanpassingen voor de hoofdvestiging automatisch doorgevoerd voor de nevenvestigingen. Het centrale stamgegevenbeheer bespaart ook tijd en kosten wanneer op één locatie meerdere BV’s zijn gevestigd.

De programma’s die het bedrijf aanbiedt zijn afgestemd op de werkzaamheden die de klant uitvoert. Het Gilde concept wordt onder meer gebruikt door bedrijven met activiteiten voor hellende daken (pannen, leien en riet), platte daken (bitumen en kunststof), koper en zinkwerk, dak- en gevelbeplatingen en installatietechniek maar ook voor combinaties van deze bedrijven en andere projectmatig werkende bedrijfsactiviteiten.

De vijf  fases van groei

Men moet eerst bedrijfsprocessen organiseren om vervolgens te kunnen automatiseren. Een variant op een bekende uitdrukking leert ons dat ‘wanneer je een bende automatiseert, het eindresultaat een geautomatiseerde bende is.’ Bij de inrichting van een bedrijfsomvattende automatiseringsoplossing doorloopt een bedrijf doorgaans een aantal fases.

Fase 1: correcte calculatie

als basis voor offerte, werkbegroting, werkvoorbereiding, planning, logistiek en projectbewaking

Fase 2: omzetvergroting

hogere scoringskans van offertes en meer opdrachten door specifieke producten in het voortraject, de module relatiebeheer, offerte follow-up

Fase 3: meer rendement

meer grip op het hele bedrijfsproces en betrouwbare managementinformatie ter analyse en sturing van uw activiteiten en organisatie

Fase 4: meer plezier in uw werk

omdat het systeem gemakkelijk en efficiënt  werkt, doordat GildeWIN aansluit en alle activiteiten in één systeem worden geïntegreerd

Fase 5: continuïteit

door integratie van kwaliteitszorg in uw proces doordat het systeem de ruggengraat van uw organisatie wordt

Implementatie

De invoering van GildeWIN kan op een aantal manieren. De klassieke methode is dat de software wordt aangeschaft en geïnstalleerd, medewerkers door Gilde Software worden opgeleid en het systeem wordt vervolgens naar de wensen van de opdrachtgever door een consultant van de leverancier ingericht. Een variant hierop is een fasering van de implementatie: eerst wordt de commerciële afdeling geautomatiseerd, vervolgens de projectadministratie en tenslotte de financiële administratie.

Rendementsconcept

Uit het schema van de vijf fases van de groei komt één zaak duidelijk naar voren: de kosten gaan voor de baten uit. Tenslotte moet er eerst geïnvesteerd worden: software licenties, onderhoudscontracten, opleiding, begeleiding, eventueel hardware en de kosten van de interne organisatie. Pas daarna kan worden geprofiteerd van de voordelen van de automatiseringsoplossing: enerzijds de potentiële tijd- en kostenbesparingen en anderzijds de potentiële omzetverhoging. Om de kosten en baten in kaart te brengen heeft de leverancier een inventarisatiemodel ontwikkeld waarin de voordelen tegen de investering worden afgezet. In dit model wordt op basis van de opgedane ervaringen en een analyse van de specifieke situatie van de opdrachtgever een analyse gemaakt. Het rendement van het werken in een geïntegreerd systeem zoals GildeWIN is hiermee redelijk nauwkeurig aan te tonen.

De betalingscondities van het rendementsconcept zijn gunstig voor de gebruiker. De totale investering inclusief begeleiding en opleiding wordt verdeeld over een aantal vaste maandelijkse termijnen. Hierdoor profiteert de opdrachtgever direct van de voordelen van de software en wordt de investering als het ware uit het rendement betaald.

DACAD

DACAD is een eenvoudig tekenpakket voor hellende daken. De gebruiker tekent alleen het grondvlak van een object en geeft per wand het materiaal, de dakhelling, de goothoogte en het overstek aan. DACAD tekent vervolgens de dakvorm en berekent de vierkante meters dakpan, nok, hoekkeper, kilkeper, enzovoort.

Gilde DakOffice

Het programma Gilde DakOffice bestaat uit drie afzonderlijke modules. Ten eerste is er module bouwfysica voor de berekening en beoordeling van isolatiewaardes en vochtgedrag van de dakconstructie. In het programma bouwt de gebruiker een constructie op uit lagen uit de materialenbibliotheek. Omdat bouwfysica rekening houdt met de koudebrugwerking van bevestigers is de gebruiker in staat de optimale dakconstructie samen te stellen.

Met de module windbelasting kunnen verankeringsberekeningen voor platte en hellende daken worden uitgevoerd. Met behulp van een wizard voert de gebruiker eenvoudig de gegevens in om een correcte berekening uit te voeren.

De module details bevat een bibliotheek met afbeeldingen en beschrijvingen van uitvoeringsdetails voor de dakdekker.

GEO meetsysteem

De QUINQ software is samen met de GEO:LAT het gereedschap om tekeningen uit te trekken van papier. Met behulp van een speciale pen bespaart de gebruiker tot 70% tijd bij het uittrekken van tekeningen. Nieuw is de speciale module waarmee ook elektronische tekeningen kunnen worden uitgetrokken en de formule assistent waarmee hellende daken worden uitgetrokken.

Daktechnische software commissie

Om te voorkomen dat individuele gebruikerswensen de onafhankelijke status van de software aan zouden tasten, worden wijzigingen in de software altijd vooraf in de daktechnische software commissie besproken. Naast Gilde Software hebben hierin ook een vertegenwoordiger van de gebruikers, en specialisten van BDA en Vebidak zitting.