Roofs 2007-02-36 “Ook de inkoop van kleding en pbm’s professioneel aanpakken”

“Bedrijven kunnen tot twintig procent besparen op de kosten voor bedrijfskleding en pbm’s, wanneer ze de inkoop professioneel aanpakken.” Dat meent Herman ter Meer, expert op het gebied van bedrijfskleding. “Een dakdekkersbedrijf is goed in daken, maar heeft lang niet altijd voldoende kennis van de inkoop van kleding voor zijn werknemers. Daarom gaat er veel te vaak iets mis.” In dit artikel geeft Ter Meer uitleg over het aanbesteden van opdrachten voor pbm’s en bedrijfskleding in de bouw. Ook schetst hij toekomstige ontwikkelingen in de kleding- en veiligheidsbranche, zoals een kledinglijn speciaal voor dakdekkers.

Voor welke partijen is professionele aanbesteding aan te bevelen of zelfs verplicht?
Ter Meer: “Er is allereerst een belangrijk verschil tussen de (semi)overheid en het bedrijfsleven. Voor (semi)overheidsinstanties geldt een Europese aanbestedingsverplichting: voor bedragen boven 211.000 euro. Dat betekent globaal gesproken dat een bedrijf met ca. 100 man in dienst, dat een contract af wil sluiten voor de duur van vijf jaar, zijn kledingpakket Europees moet aanbesteden.” De commerciële sector kent geen aanbestedingverplichting, maar Ter Meer ziet overeenkomsten met de inkoop bij de (semi)overheid: “Europees aanbesteden is in wezen niet veel anders dan inkopen volgens een professionele methodiek. In de praktijk gebeurt het maar al te vaak dat de afdeling inkoop van een bouwbedrijf op zoek gaat naar het goedkoopste product, een bestelling doet en achteraf de gevolgen zichtbaar worden op de werkvloer: de kleding past niet, of voldoet niet, en de werknemers zijn ontevreden.”

Vlekkeloos
De procedure verloopt lang niet altijd vlekkeloos, zo merkt Ter Meer uit de dagelijkse praktijk: “In veel aanbestedingsboeken staan tegenstrijdige of zelfs absurde eisen, technische en juridische wartaal en onhaalbare deadlines. Vaak ook worden de gestelde eisen aan de te leveren bedrijfskleding niet specifiek genoeg omschreven. Dat leidt in de offertefase tot uiteenlopende aanbiedingen: Fabrikant A levert kleding met eigenschappen X, Y en Z; fabrikant B geeft een offerte voor kleding met Y, Z, P en Q, een derde komt met weer wat anders. Dit maakt het voor de afdeling inkoop lastig: men heeft het gevoel appels met peren te vergelijken.”

De oorzaak van de problemen: binnen een bouw- of dakdekkersbedrijf heeft men wel verstand van bouwen en van daken, maar onvoldoende kennis van textiel en textiele producten. Ter Meer: “Vaak wordt te weinig aandacht besteed aan het hele voortraject van de inkoop. Denk daarbij bijvoorbeeld ook aan de betrokkenheid van de werknemers voor wie de kleding is bedoeld. Er zijn voorbeelden bekend waarbij mensen moedwillig vernielingen aanbrachten aan de nieuwe bedrijfskleding. Daarmee toonden ze hun ongenoegen, omdat men hen niet om inspraak had gevraagd bij het aanschafproces.”

Adviezen
Een van de belangrijkste adviezen is volgens Ter Meer: begin niet te vroeg met het inkoopproces. “Kondig de aanbesteding pas aan als je bestek, procedure en organisatie gereed hebt – denk daarbij ook aan overleg met de mensen op de werkvloer die de kleding moeten dragen.” Tip twee is dat nauwkeurig vastgesteld moet worden aan welke specificaties de bedrijfskleding moet voldoen. Dit om te voorkomen dat je later vijf verschillende offertes krijgt, die zich onderling maar moeilijk laten vergelijken. Door middel van duidelijke selectiecriteria en specificaties kun je het kaf van het koren scheiden. Het derde advies sluit hierbij aan: laat je in het opstellen van het bestek niet teveel leiden door informatie van de leveranciers. Die informatie is vaak eenzijdig, want toegespitst op de eigen producten.”

Het gebrek aan kennis in de inkopersbranche is de reden dat Ter Meer samen met zijn compagnon Marc Blaauw European Tender Consultancy Partners (ETCP) heeft opgericht: een adviesbureau – waar inmiddels twintig vooraanstaande specialisten deel van uitmaken – voor aanbestedingsprojecten m.b.t. bedrijfskleding, schoenen en pbm’s. Daarvóór was Ter Meer reeds 25 jaar werkzaam in die branche, onder meer als oprichter/directeur van TMC Business Fashion in Vught, en als voorzitter van Modint/HCW, de brancheorganisatie van kledingproducenten. “Bedrijven kunnen de inkoop van textiel en textielgerelateerde producten aan ons uitbesteden. Door de vakinhoudelijke kennis kunnen onze consultants in overleg met het bedrijf en de werknemers een goede definitie en eisenpakket opstellen van de producten, ze kunnen dat overbrengen aan de leveranciers, en die leveren uiteindelijk offertes die onderling beter te vergelijken zijn.”

Toekomst
Gevraagd naar zijn visie op de toekomst in de bedrijfstextielbranche, ziet Ter Meer de volgende ontwikkelingen: “Nu is het nog zo dat een overall, veiligheidsschoenen en handschoenen door drie verschillende bedrijven gemaakt worden en alledrie los van elkaar worden ingekocht. Daardoor treden fouten op: het pak sluit niet goed aan op de handschoen, de pijpen van de broek niet op de schoen. In de toekomst zullen de Europese normen voor veiligheidskleding en pbm’s steeds meer worden geïntegreerd. Over 10 jaar koopt men (hand)schoenen en kleding niet meer los van elkaar, maar als één pakket.”

Dit zou ook heel goed kunnen gebeuren in de dakdekkerswereld, voorspelt Ter Meer: “Vreemd genoeg bestaat er nog geen kledinglijn specifiek voor dakdekkers. Dat zou als voordeel hebben dat de dakdekkersbranche kleding kan kopen die uniform is en voldoet aan alle veiligheids- en comforteisen. Dit is ook voordeliger, omdat bij een uniforme kledinglijn voor de branche niet elk bedrijf voor zichzelf zijn eigen soort kleding hoeft in te kopen. Brancheorganisatie NDA heeft weliswaar een richtlijn opgesteld met een pakket van eisen (bescherming tegen hitte en kou, tegen teer, valbescherming), maar dit is nog niet in de praktijk toegepast. Dit zal onder invloed van nieuwe Europese normen in de toekomst wel gebeuren, verwacht Ter Meer: “Zes jaar geleden presenteerde men reeds op de A+A beurs in Düsseldorf een overall met geïntegreerde valbescherming. Over tien jaar koopt een bedrijf geen kleding meer, maar totale ‘dakdekkersbeveiliging’: bril, helm, schoenen, overall en valbescherming, in één pakket. Fabrikanten zullen dus steeds meer rekening met elkaar moeten houden, en er zal contact gelegd moeten worden tussen branches en fabrikanten.”
[SdW]